Muss ich die Telefonnummer als Kontaktmöglichkeit auf der Website angeben? 

Transkript:

Muss ich auf meiner Website bei den Kontaktmöglichkeiten eine Telefonnummer angeben? Beziehungsweise: Was kann ich tun, wenn ich eben nicht ständig erreichbar sein will? Diese Frage habe ich von einer Kundin bekommen und das Thema „Telefonieren mit Kundinnen", "telefonische Erreichbarkeit" ist so ein Dauerbrenner. Deswegen sprechen wir doch heute einfach mal im Podcast darüber. Legen wir los. 

Ja, ganz herzlich willkommen. Schön, dass du dabei bist bei diesem vielleicht typischen Intro-Thema. Also introvertierte, schüchterne Leute, die einfach nicht ständig telefonieren wollen: Das ist eure Folge. Im Ernst, ich habe diese Frage schon einige Male bekommen in den letzten Jahren, aber auch wieder ganz aktuell, hat mich eben eine Kundin gefragt: „Ja, wenn ich jetzt meine Website erstelle, muss ich denn da bei den Kontaktdaten unbedingt meine Telefonnummer angeben oder wie kann ich das denn lösen?

Ihr geht es ein bisschen so, wie es mir auch lange Zeit ging. Sie bringt es immer aus der Ruhe und aus dem Konzept, wenn das Telefon jederzeit klingeln kann. Das reißt sie aus ihrer Konzentration raus. Sie telefoniert auch einfach nicht so gerne, würde sich vielleicht lieber vorbereiten auf ein Gespräch und vor allem nicht immer auf Abruf erreichbar sein. Es gibt übrigens auch das krasse Gegenteil. Also falls du jetzt sagst: „Was ist das Problem?" Ja, dann ist es einfach eine unterschiedliche Sichtweise. Es gibt auch Menschen, die sagen: „Mir ist viel lieber, die Leute rufen mich an, als wenn sie mir eine ewig lange Nachricht schreiben." Diese Folge ist aber speziell für dich, wenn du sagst: „Das mit dem Telefonieren, das ist echt für mich so eine Belastung. Wenn es da eine Lösung gäbe, dann wäre das richtig fein. Und es gibt Lösungen. Ich habe sogar fünf Möglichkeiten dabei, die ich dir in dieser Folge verrate, wie du eben den Kontakt ermöglichen kannst, ohne ständig erreichbar zu sein. "Erreichbarkeit"  ist letztlich das Stichwort . Natürlich wollen wir für unsere Kund:innen, für potenzielle Kund:innen in einer Art und Weise erreichbar sein, weil wir ihnen ja auch mögliche Fragen beantworten wollen, weil wir ja auch wollen, dass es zum Abschluss einer Buchung, einer Anfrage et cetera kommt.


Und klar, irgendeine Möglichkeit, Kontakt aufzunehmen, brauchen die allermeisten Solo-Businesses schon. Auch da, es gibt natürlich Ausnahmen, es gibt andere Geschäftsmodelle, aber nehmen wir mal an, du bist Coach und jemand interessiert sich für ein Coaching bei dir, du bist Grafikdesignerin, jemand interessiert sich dafür, dass du ein Logo für die Person gestaltest, du bist Heilpraktikerin und jemand will anfragen, ob vielleicht eine Behandlung bei dir möglich ist und so weiter. Also da kommen wir in der Regel nicht so wirklich drum herum, dass wir sagen: „Nein, Kontakt mit mir gibt es gar nicht", sondern es sollte schon irgendeine Möglichkeit geben. Trotzdem ist die kurze Antwort auf die Frage: „Muss ich die Telefonnummer angeben bei den Kontaktdaten?", aus meiner Sicht nein. Aber – und zu dem Aber komme ich in einer Minute – es ist auch so, dass wir da mal ein bisschen die Perspektive wechseln dürfen. Es kann sogar Vorteile haben, nicht die Telefonnummer anzugeben. Also zum einen hat es den Vorteil, dass wir nicht dieses, sofern es dir eben so geht, dauernd unter Strom stehen, weil jederzeit dieses Telefon klingeln könnte haben. Es reduziert aber auch das Risiko von ungewollten Werbe-oder Fake-Anrufen. Ob die nun rechtens sind oder nicht, sei dahingestellt, aber es gibt sie halt leider.


Also von daher ist dieses Verzichten oder das Reduzieren der telefonischen Erreichbarkeit allein dadurch, dass wir die Nummer nicht angeben, auch eine ganz gute Idee. Und es ist nicht nur ein, was viele Menschen eben im ersten Moment haben, ein Wegnehmen eines gängigen Kundenservices, von dem man glaubt, man müsse ihn haben. Was aber wichtig ist. Und da ist dieses Aber, von dem ich vorhin sprach, dass man eben Kontaktmöglichkeiten anbietet und dass diese Kontaktmöglichkeiten leicht zugänglich sind. Also nicht einfach nur die Nummer wegnehmen und hoffen, die Leute werden irgendwie Rauchzeichen oder so schicken, sondern dass du eben andere Kontaktmöglichkeiten leicht zugänglich machst auf deiner Website.

Wenn wir von der Website sprechen, ist übrigens eine Möglichkeit, leicht zugänglich deinen Kontakt zu zeigen, dass du überhaupt eine Kontaktseite hast. Klingt super selbstverständlich, aber es gibt tatsächlich auch ganz viele Websites, die haben gar keine Kontaktseite. Da klickt man sich dann vielleicht zum Impressum vor oder sucht, ist hier irgendwo was hinterlegt. Das macht es den Leuten nicht besonders leicht. Jetzt schauen wir uns aber mal die fünf Möglichkeiten an, Kontakt zu ermöglichen, ohne dass du ständig erreichbar sein musst, damit du so ein bisschen mehr Entspannung in deinen Arbeitsalltag reinkriegst und aber trotzdem nicht darauf verzichten musst oder das Risiko eingehen musst, dass du potenzielle Kund: innen verlieren könntest.


Eine Möglichkeit, die habe ich jahrelang selbst so genutzt, ist, dass du dein Telefon ausschaltest beziehungsweise einen Anrufbeantworter anschaltest und auf diesem Anrufbeantworter eben sagst, dass du zurückrufst. Das nimmt schon mal diesen Druck von „Oh, hat es geklingelt? Ich muss sofort rangehen!" und hilft dir, zu der Zeit zurückzurufen, wo es dir eben in deinen Arbeitsalltag passt. Ich hatte das früher, wenn ich dann Texte geschrieben habe, ganz häufig, dass ich rausgerissen wurde und bis ich dann wieder reingekommen bin – ja, produktiv konnte man das dann nicht mehr nennen und habe dann sehr gute Erfahrungen gemacht mit diesem Anrufbeantworter. Irgendwann habe ich das dann aber umgestellt auf „Ich rufe nicht mehr zurück", sondern „Schreib mir doch bitte eine E-Mail." Und inzwischen muss ich sagen, es ruft hier eigentlich keiner mehr an. Es läuft alles über E-Mail. Es läuft alles erst mal über diesen Kommunikationsweg. Und ja, das Telefon steht hier zwar noch, aber eigentlich brauche ich das fürs Business quasi nicht mehr. Also das ist eine ganz gute Möglichkeit, einfach zu sagen: Hey, ich nehme es nicht ganz raus, aber ich schalte für mich so eine kleine Instanz dazwischen, die mir ein bisschen mehr Ruhe gibt und trotzdem nicht dieses schlechte Gewissen, dass man sich so rausstielt und sagt: „Ich bin einfach gar nicht erreichbar."


Was du auch machen kannst, ist, feste Telefonzeiten einzurichten. Zum Beispiel, dass du auf deiner Website die Telefonnummer angibst, aber sagst: „Meine Telefonzeiten sind immer, Montag bis Donnerstag von 9 bis 11 Uhr" oder was auch immer. Ich habe das schon ganz häufig gesehen, gerade in medizinischen Bereichen, wo ganz, ganz viele Anrufe passieren, dass es da vielleicht mal nur eine Stunde am Tag gibt, wo man eben anrufen kann und dann weißt du: Hey, das ist diese Stunde. Dann nimmst du dir jetzt nicht unbedingt Deep Work vor, sondern machst eben diese Telefonsprechstunde.

Was aber natürlich auch geht, ist, das Telefon komplett wegzunehmen und zu sagen: "Ich binde ein Kontaktformular ein" oder „Ich notiere meine E-Mail-Adresse." Das sind zwei Möglichkeiten, die letztlich auf dasselbe hinauslaufen, nämlich: Du bekommst eine schriftliche Nachricht von den Menschen, die sich für deine Arbeit, für dein Angebot interessieren. Und ich hatte da früher ganz, ganz viele Bedenken, weil ich eben von vielen Menschen gehört habe – mag aber auch an meinem Business-Thema liegen: „Das mit dem Schreiben fällt mir ganz schwer. Mir fällt es viel leichter, zu erklären, worum es mir geht, wenn ich einfach kurz anrufen kann." Und das hat mich persönlich lange abgehalten, diese telefonische Kontaktmöglichkeit ganz wegzunehmen.


Ich dachte: „Mensch, ich will jetzt natürlich auch nicht meine Kund: innen oder potenziellen Kund: innen irgendwie da in eine doofe Lage bringen. Ich unterstütze ja bei den Texten, ist schon auch verständlich, wenn sich damit schwerer tun", aber es war dann am Ende gar kein Problem, weil so einen kurzen Satz oder so eine kurze Anfrage im Sinne von „Ich möchte gerne meine Website aktualisieren, können wir darüber sprechen?" Das kriegt in der Regel jeder noch hin. Dann hättest du die Möglichkeit, eben keine Telefonnummer anzugeben, sondern ein Kontaktformular oder eben deine E-Mail-Adresse. Es gibt ja ganz, ganz viele Plug-ins und es ist wirklich auf den meisten Websites easy umsetzbar und hat tatsächlich auch für die Kund:innen einen Vorteil, also für die Menschen, die dir dann schreiben, weil sie eingeladen sind sich ein bisschen konkreter zu überlegen, worum es ihnen geht. Das ist übrigens etwas, was ich generell auch bei Anfragen empfehlen kann. Du kannst es entweder einfach durch das Implementieren eines Kontaktformulars machen oder du kannst zum Beispiel auch eine kleine Frage hinschreiben, so was wie: „Bitte schildere mir dein Problem kompakt in wenigen Sätzen", eben um zu vermeiden, dass du einen ganzen Roman geschickt kriegst.


Und das hilft dann auch, dass ihr eben in dem Gespräch, was möglicherweise folgen wird auf diese E-Mail-Anfrage, schneller zum Punkt kommen könnt. Weil ich weiß nicht, ob du das kennst: Ich habe das gerade bei den Telefonaten früher auch oft erlebt, dass dann diese Anrufe auch unheimlich lang waren, bis dann die andere Person zum Punkt gekommen ist, hab ich die ganze Zeit aufmerksam zugehört und mich gefragt: Wann kommt der Punkt? Ist das jetzt schon das Thema oder kommt es noch? Das fand ich immer irre anstrengend und auch einfach nicht sehr effizient. Das stiehlt beiden Seiten sehr viel Zeit. Und wenn du so eine kleine Frage vorabschaltest oder so eine kleine Einladung: „Bitte schildere mir konkret, wo stehst du gerade", oder je nachdem, was dein Thema ist – das kann ich jetzt im Podcast schwer gültig für alle beantworten. Geh ruhig auf dein Thema ein und sag zum Beispiel: „Möchtest du deine Website neu gestalten? Was ist der aktuelle Stand? Schildere mir das bitte kurz" und steuerst damit die Länge der Anfrage. Kann ich sehr, sehr empfehlen. Sowieso ist es immer schön, wenn man einen Rahmen setzt, weil dann arbeitet es sich auch viel, viel leichter.

Was du natürlich auch tun kannst, ist, ein Kalendertool einzubinden.

Kalendertool bedeutet, du hast auf deiner Website entweder einen Link oder – das kann man oftmals auch direkt integrieren, dass der Kalender da direkt angezeigt wird – eben einen Kalender mit einer Auswahl verschiedener Tage und Urzeiten und die Leute können sich da direkt den Termin zum Erstgespräch, zum Kennenlerngespräch, zum Vorabgespräch, wie es bei dir heißen mag, buchen. Dann fallen diese ganzen Ping-Pong-Nachrichten weg mit „Könnten wir da mal spreche"? "Ja, wann könnten Sie denn? Hier drei Optionen." Bis die Rückmeldung kommt, ist die erste Option schon wieder mit einem anderen Termin belegt usw. Es ist viel, viel einfacher für beide Seiten. Hat aber natürlich den Nachteil, dass Menschen von außen sich direkt in deinen Kalender einbuchen können. Das war etwas, was ich zeitweise persönlich mal gemacht habe, dann habe ich es wieder rausgenommen. Also bei den angebotenen Kontaktmöglichkeiten kann man auch mal wechseln, finde ich auch gar kein Problem. Wenn das für dich nach einer guten Option klingt, probiere es ruhig mal aus. Es erspart zumindest diesen langen Anlaufweg am Anfang, bis es überhaupt mal zu einer konkreteren Besprechung der Situation und wie man möglicherweise zusammenarbeiten könnte, kommt.

Ja, und eine Frage, die Frage, die ich ganz häufig bekomme, ist: Schreckt man denn die Leute nicht ab, wenn man keine Telefonnummer auf der Seite angibt?

Und ich habe ja eingangs schon gesagt: Ja, das ist eine sehr verbreitete Sichtweise, aber wenn wir die Perspektive mal umdrehen, dann können wir das auch als zusätzlichen Service sehen. Wir können das auch als Möglichkeit sehen, dass die Leute sich selber auch erst mal Gedanken machen, bevor es zum nächsten Schritt geht. Es ist auch ein Service im Sinne von: Du stellst sicher, dass du auch Zeit für das Anliegen hast, weil natürlich, wenn du rangehst ans Telefon, heißt es nicht unbedingt, dass du jetzt auch Zeit hast für das Anliegen, sondern dass du vielleicht denkst: „Ach komm, ich gehe halt kurz ran, jetzt klingelt es halt gerade", aber total gehetzt bist. Das macht natürlich auch keine schöne Atmosphäre, vielleicht auch gar keinen guten Eindruck und du musst dann quasi deinem Gegenüber so ein bisschen durch das Gespräch hetzen. Ist völlig unnötig und würde wegfallen, wenn eben nicht diese direkte Erreichbarkeit gegeben wäre.

Du kannst dich besser vorbereiten. Das ist so ein wichtiger Faktor. Also gerade das, was ich auch meinte mit dem Satz, der so in Richtung geht, fokussiere dich schon mal ein bisschen, auch als jemand, der anfragt. Bitte formuliere möglichst konkret, worüber du mit mir sprechen möchtest. Und oftmals wissen die Leute auch nicht so genau, in welche Richtung kann es gehen, aber so ein, zwei Schwerpunkte, die haben sie dann oftmals eben schon und das hilft dir, dich dann auf ein nachfolgendes Gespräch viel besser vorzubereiten, erhöht natürlich dann auch die Chance, dass eben eine Buchung zustande kommt, dass derjenige sagt: „Hey, ich habe einen guten Eindruck. Ich glaube, das könnte gut mit uns funktionieren."

Um das zusammenzufassen: Ja, natürlich kannst du die Telefonnummer weglassen und andere Kontaktmöglichkeiten einsetzen beziehungsweise das Telefon lassen, aber eben so eine Zwischeninstanz einschalten in Form von Anrufbeantworter, in Form von bestimmte Zeiten, zu denen du verfügbar bist, oder man sucht sich eben bestimmte Termine aus.

Wichtig ist: Ermögliche Kontakt zu dir, aber trau dich auch, das nach deinen Regeln zu tun. Ich finde, es gibt wenig – wie soll ich sagen, nervigere Sätze als dieses „der Kunde ist König und wir sind schlechte Dienstleisterinnen, wenn wir nicht die ganze Zeit sofort springen." Das geht in der Realität zulasten unserer eigenen Zufriedenheit, zulasten unserer Produktivität, oftmals auch zulasten der Qualität unserer Arbeit und ich bin absolut für Qualität und für das Beste für unsere Kund: innen, aber wir dürfen uns selber auch so ein bisschen berücksichtigen. Und wenn du merkst, „Hey, das macht mich irre mit diesem Telefon", dann habt doch auch den Mut, an dieser Situation ein bisschen was zu verändern. Man kann das auch schrittweise tun. Das habe ich persönlich auch gemacht. Ich habe es dir ja vorhin erzählt. Erst mal den Anrufbeantworter mit Rückruf, dann den Anrufbeantworter mit dem Hinweis auf die E-Mail.  Jetzt läuft fast gar nichts mehr oder eigentlich gar nichts mehr, wenn ich ehrlich bin, über Telefon. Schütz da auch so ein bisschen deine eigene Energie, deine eigene Produktivität, denn dann kannst du sie auch deinen Kunden wieder zur Verfügung stellen und damit schadest du ihnen ja nicht oder nimmst irgendwas weg, sondern hilfst letztlich auch, zum besten Ergebnis zu kommen.

Ja, ich hoffe, das hilft dir weiter. Lass mich gerne mal wissen, wie es dir mit dem Thema geht. Schreib mir auch gerne mal, wenn dich die Folge vielleicht inspiriert hat, dein Telefon abzuschalten oder andere Kontaktmöglichkeiten mal auszuprobieren. Das würde mich sehr interessieren. Ich habe früher immer gedacht, ich bin so ein Alien bei diesem Telefon-Thema. Das muss ich halt und "jetzt stell dich mal nicht so an, Sonja" und so, aber inzwischen habe ich so viele Menschen kennengelernt, denen es ähnlich geht und da müssen wir jetzt auch kein Drama draus machen, sofern wir eben erreichbar sind und es uns auch noch guttut, ist doch alles wunderbar. Ja, ich danke dir sehr fürs Zuhören und wünsche dir einen wunderschönen Tag!

Und wenn du Hilfe brauchst in deinem Marketing, ohne Marktgeschrei, in deiner Sichtbarkeit, ohne dass du die ganze Zeit brüllen oder trommeln musst, weißt du ja, wo du mich findest. Bis dann.